PLUSPAKKET

″Exclusief bij VvE Beheer WijSamen, Extra uitgebreid incl. gratis begleiding bij Groot Onderhoud″

Hieronder treft u de modules die vallen onder het Pluspakket. Door op het plusje (achter de modules) te klikken krijgt u een opsomming te zien van de belangrijkste taken.

Administratief Beheer

  1. Deponeren van de naam en adresgegevens van de bestuurder bij het kadaster.
  2. Voeren van een geautomatiseerde administratie.
  3. Verstrekken van gegevens betreffende de VvE aan de leden.
  4. Beheren van de geldmiddelen van de VvE en het administreren van de betreffende bankrekening.
  5. Beheren en administreren van het reservefonds.
  6. Controleren, administreren en betalen van facturen.
  7. Controleren en administreren van contracten.
  8. Archiveren van alle gegevens die betrekking hebben op de VvE en die gegevens bewaren volgens de wettelijke bewaartermijn.
  9. Verstrekken van relevante gegevens aan de notaris bij koop-verkoop.
  10. Aanleggen van een register van eigenaren en dit actueel houden.
  11. Administratie voeren van stookkosten (indien het een gemeenschappelijke installatie betreft).
  12. Berekenen en verwerken van de afrekeningen stookkosten (indien het een gemeenschappelijke installatie betreft).
  13. Administreren van servicecontracten in ons geautomatiseerd systeem, met betrekking tot het beheer.
  14. Afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantiekantoren en verzekeringsmaatschappijen.
  15. Aanmelden en afhandelen van schadeclaims bij verzekeringsmaatschappijen en betrokken instanties.
  16. In overleg met het bestuur, al naar gelang naar de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van het gebouw.

Financieel Beheer

  1. Betalen van verzekeringspremies en het up-to-date houden van verzekerde sommen en de polissen.
  2. Opstellen van de financiële jaarstukken, de begroting en voorstellen voor de periodieke VvE bijdragen, conform de modeljaarstukken.
  3. Openen en beheren van ten name van de VvE staande bankrekening(en) en het verrichten van betalingen.
  4. Adviseren in bank- en verzekeringszaken.
  5. Administreren en incasseren van de door de leden aan de VvE verschuldigde voorschotbijdrage. Bij voorkeur door middel van automatische incasso.
  6. Signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betalingen.
  7. Aanmanen van debiteuren en indien noodzakelijk het nemen van (incasso)maatregelen.
  8. Crediteuren beheer, inboeken van facturen en het zorg dragen voor tijdige betalingen.
  9. Voeren en inzichtelijk maken van een actuele en sluitende grootboekadministratie.
  10. Verrekenen van het positief/exploitatiesaldo met de betreffende eigenaren.

Bestuurlijk Beheer

  1. Organiseren van één algemene ledenvergadering per jaar, inclusief de oproep, volmacht, presentielijst en agenda met bijlagen en het digitaal beschikbaar stellen van de vergaderstukken.
  2. Bij de vergaderingen zullen van de zijde van de bestuurder aanwezig zijn:
  3.     -   Bij jaarvergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s);
        -   Bij bestuursvergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s);
        -   Bij technische commissie vergaderingen: de verantwoordelijke technisch inspecteur(s);
        -   Bij kascontrole vergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s).
  4. Verzorgen van volmachten ten behoeve van leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen.
  5. Opstellen en verzenden van de notulen van de vergadering.
  6. Verzekeren en verzekerd houden van het VvE complex.
  7. Toepassen van / toezicht houden op de bepalingen van de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement en besluiten van de vergadering evenals het nemen van (rechtsmaatregelen) jegens overtreders van deze bepalingen.
  8. Uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de beheerovereenkomst.

Technisch Beheer (dagelijks onderhoud & contractonderhoud)

  1. Aannemen, in behandeling nemen en afhandelen van storingen en klachten betreffende het gemeenschappelijk klein- en dagelijks onderhoud, tijdens kantoortijden.
  2. Laten verrichten van gemeenschappelijk klein- en dagelijks onderhoud.
  3. Optreden als tussenpersoon/behandelaar bij schadeclaims.
  4. Inschakelen van onderhoudsbedrijf of contractpartij voor uitvoering van de reparatie(s) of schadeherstel.
  5. Zo nodig, informeren van betrokken bewoners bij schade of reparatie(s).
  6. Steekproefsgewijs controleren van uitgevoerde werkzaamheden.
  7. Controleren van de facturen met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden.
Onder contractonderhoud vallen de volgende diensten:
  1. Controleren en betaalbaar stellen van facturen gerelateerd aan contractwerkzaamheden.
  2. Adviseren van de VvE met betrekking tot onderhouds- en/of dienstcontracten.
  3. Beoordelen van de offertes met betrekking tot de onderhouds- en/of dienstcontracten.
  4. Namens de VvE afsluiten van contracten met leveranciers.

Technisch Beheer (planmatig onderhoud)

  1. Periodiek controle laten uitvoeren op de staat van onderhoud van het VvE complex.
  2. Laten opstellen van een technisch meerjarenonderhoudsplan.
  3. Bewaken en zo nodig aanpassen van het meerjarenonderhoudsplan.
  4. Aanvragen, beoordelen en vergelijken van offertes.
  5. Adviseren over en uitbesteden van groot-onderhoudswerkzaamheden.
  6. Overleg met gemeentelijke en andere instanties betreffende (bouw)technische aangelegenheden en eventuele subsidiemogelijkheden etc.
  7. Controleren en administreren van lopende contracten.
  8. Controleren en administreren van lopende contracten met derden voor zover door of namens de vereniging afgesloten.
  9. Voorbereiden en opvragen van maximaal 3 offertes m.b.t. groot c.q. Planmatig onderhoud en maximaal 3 offertes en het maken van prijsvergelijkingen.
  10. Vergelijken van de opgevraagde offertes en het doen van aanbevelingen.
  11. Namens de vereniging verstrekken van opdrachten inzake groot onderhoud, één en ander binnen de door de vergadering vastgestelde begroting.
  12. Begeleiden en controleren van werkzaamheden die door derden worden/zijn uitgevoerd en het zo nodig sommeren tot een correcte nakoming/herstel.
  13. Betrokken bewoners informeren en op de hoogte houden bij groot onderhoud.
  14. Opstellen van (groot)onderhoudsplanningen en deze afstemmen tussen de eigenaren en de aannemer(s).
  15. Houden van toezicht op uitgevoerde werkzaamheden door onaangekondigde controles en steekproeven.
  16. Beoordelen van meer- en minderwerk.
  17. Controleren en betaalbaar stellen van de (termijn)facturen.
  18. Begeleiden van de afhandeling van gebreken die binnen 3 maanden na oplevering worden geconstateerd.

Technisch Beheer (extra uitgebreid)

  1. Begeleiding bij Groot Onderhoud.
  2. Vaste Technisch medewerker.
  3. Het opvragen van minimaal 4 offertes bij groot onderhoud en het aanbieden van een vergelijkend overzicht.

Vraag offerte aan

Download Taakomschrijving

Burgemeester Elsenlaan 325
2282 MZ Rijswijk
Email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Tel. : 070 26 29 139
Fax : 084 43 55 553
website security BvvB
© Copyright 2016 VvE beheer WijSamen B.V.