%VvE beheer WijSamen B.V.% %-% Tijdelijke wet COVID-19, vooraf uitgebrachte stemmen en quorum

In artikel 6 lid 6 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, hierna: “de Spoedwet”, is bepaald, dat voor zover de statuten zulks niet bepalen, het bestuur kan bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Dit voorafgaand aan de vergadering uitbrengen van stemmen is niet geregeld in de modelreglementen. De statuten bepalen dus niet anders. Op grond van artikel 24 lid 1 van de Spoedwet is artikel 6 van overeenkomstige toepassing op verenigingen van eigenaars. Voorafgaand aan de vergadering stemmen kan dus, maar hoe verhoudt zich dat tot de in de modelreglementen opgenomen eis, dat om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen, op straffe van nietigheid tenminste de helft van het aantal stemmen ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn? Moeten de vooraf uitgebrachte stemmen worden gerekend tot het quorum, of kan het besluit slechts tot stand komen, wanneer de vooraf uitgebrachte stemmen worden uitgebracht in een vergadering waarbij het quorum gehaald is?

Alvorens daar op in te gaan, schets ik kort de achtergrond van de Spoedwet in relatie tot VvE’s. De Spoedwet brengt tot uitdrukking, dat het ook VvE’s vrij staat digitaal te vergaderen. Met uitzondering van MR 2017 zijn daarvoor geen bepalingen in de splitsingsreglementen opgenomen. Uit eerdere rechtspraak[1] bleek echter al wel, dat indien de VvE voldoende waarborgen in acht neemt, digitaal uitgebrachte stemmen geldig zijn. De Spoedwet signaleert dat met betrekking tot digitaal vergaderen en digitaal stemmen mogelijk sprake is van rechtsonzekerheid, waar de wet een einde aan beoogt te maken. In de Memorie van Toelichting (hierna: “MvT”) is dat als volgt verwoord:

Hoewel het Burgerlijk Wetboek faciliteiten biedt om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering en het stemrecht uit te oefenen, hebben niet alle verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, naamloze en besloten vennootschappen van deze mogelijkheid gebruik gemaakt in hun statuten. Om te voorkomen dat er twijfel bestaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten indien een algemene vergadering niet volgens de wet en de statuten verloopt en om te voorkomen dat uitstel van een algemene vergadering kan leiden tot het niet-naleven van wettelijke termijnen, strekt het wetsvoorstel ertoe om tijdelijk afwijkingen van wettelijke en statutaire bepalingen inzake het houden van fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen en sancties toe te staan. Het wetsvoorstel beoogt rechtspersonen en hun leden en aandeelhouders rechtszekerheid over de noodzakelijke besluitvorming te bieden.[2]

Hieruit blijkt dat het doel van de Spoedwet slechts is, dat digitaal vergaderen en digitaal stemmen mogelijk gemaakt worden. Hoewel dat niet expliciet uit de MvT blijkt, moet daarom worden aangenomen, dat behoudens voor zover de Spoedwet bestaande wetgeving en reglementen uitdrukkelijk tijdelijk terzijde stelt, deze wetten en reglementen onverminderd hun geldigheid behouden.

Daarin schuilt een knelpunt voor VvE’s, waaraan in de Spoedwet noch de MvT aandacht besteed is. In MR 1973, 1983 en 1992 is steeds bepaald, dat in een vergadering, waarin minder dan de helft van het in de splitsingsakte vermelde totaal aantal stemmen kan worden uitgebracht, geen geldig besluit kan worden genomen. Gebeurt dat toch, dan komt het besluit niet tot stand, waarmee het nietig is. In MR 2006 en 2017 is de quorumeis vervallen, maar de meeste VvE’s zijn gesplitst op basis van de oudere reglementen, zodat deze quorumeis onverminderd actueel is. Bovendien kennen MR 2006 en 2017 ook specifiek benoemde besluiten, die slechts kunnen worden genomen met een meerderheid van tenminste twee derden van het aantal stemmen, uitgebracht in een vergadering waarin een aantal stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd is, dat tenminste twee derden van het totaal aantal stemmen kan uitbrengen. Ook daar doet de hier geschetste problematiek zich voor.

Twee scenario’s

De vraag of voorafgaand aan de vergadering uitgebrachte stemmen meetellen voor het quorum kan zowel bevestigend als ontkennend worden beantwoord. Er zijn dan twee soorten quorum aan de orde: het besluitquorum, dat bestaat uit het aantal stemmen ter vergadering, vermeerderd met het aantal vooraf voor dat besluit uitgebrachte stemmen, en het reguliere ‘vergaderquorum, dat beperkt is tot de ter vergadering uit te brengen stemmen’ zoals bepaald in de reglementen. Omvat het besluitquorum het vergaderquorum, dan is er niets aan de hand en tellen de vooraf uitgebrachte stemmen zonder meer mee. Wordt het vergaderquorum echter niet gehaald, maar het besluitquorum wel, dan doen de hier geschetste scenario’s zich voor.

Negatief scenario: quorum is quorum

Voor het negatief scenario pleit, dat voorafgaand aan de vergadering uitgebrachte stemmen niet gelijk staan aan ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden. Immers, zij nemen niet deel aan de beraadslaging en kunnen ook niet inspreken. Degene die vooraf zijn stem uitbrengt, zal dat met name doen omdat de mogelijkheid of de wens niet bestaat om aan de vergadering deel te nemen. Omdat de wet niet uitdrukkelijk afwijkt van de in de reglementen opgenomen quorumeis, geldt deze onverkort. In deze lezing kunnen voor afgaand aan de vergadering uitgebrachte stemmen slechts kunnen bijdragen aan de totstandkoming van een geldig vergaderbesluit, indien tijdens de vergadering het quorum wordt gehaald dat voor dat besluit geldt. Is dat niet het geval, dan geldt onverminderd de regel uit de modelreglementen, dat in dat geval een tweede vergadering moet worden uitgeschreven[3], waarin het besluit alsnog kan worden genomen ongeacht of het quorum gehaald wordt.

Een bijkomend argument voor het negatief scenario is van meer praktische aard. Vooraf uitgebrachte stemmen hoeven niet betrekking te hebben op alle ter vergadering geagendeerde besluiten. Een lid kan immers ook op één, voor hem belangrijk besluit het stemrecht vooraf uitbrengen. Dat kan ter vergadering een divers beeld tot gevolg hebben, waardoor met deze stemmen voor sommige besluiten het quorum wel gehaald wordt en voor andere niet. In dat geval zou voor deze andere besluiten alsnog een tweede vergadering moeten worden uitgeschreven. In dat geval is er op voorhand geen reden de besluiten die het besluitquorum halen toch in stemming te brengen. Nu toch een tweede vergadering vereist is, is er geen belemmering ook de besluiten met besluitquorum in die tweede vergadering in stemming te brengen.

Daarvoor is overigens wel vereist, dat de vooraf uitgebrachte stemmen ook gelden tijdens de tweede vergadering. Het bestuur kan daarin een rol vervullen, door kenbaar te maken, dat vooraf stemmen slechts kan via een door het bestuur gehanteerde model, waarin standaard tot uitdrukking komt, dat de vooraf uitgebrachte stem behoudens herroeping ook geldig is in een tweede vergadering. Echter, ook zonder een dergelijke, uitdrukkelijke regeling zou ik menen, dat dat het geval is, tenzij het besluit zelf in de tweede vergadering zou worden gewijzigd dan wel degene die vooraf zijn stem heeft uitgebracht zijn stem voor of tijdens de vergadering herroept. Ook op dit punt is geen regeling opgenomen in de Spoedwet.

Positief scenario: vooraf uitgebrachte stemmen bepalen mede het quorum

In het positief scenario tellen vooraf uitgebrachte stemmen wel mee voor het quorum, zij het alleen voor de besluiten waarvoor de stemmen zijn uitgebracht. De voorzitter die belast is met de leiding van de vergadering, stelt voorafgaand aan de vergadering vast of het quorum gehaald is. Is het quorum niet gehaald, maar wordt dat met vooraf uitgebrachte stemmen voor bepaalde besluiten wel gehaald, dan dient de voorzitter te bepalen of de vergadering uitsluitend ten aanzien van die vergaderonderwerpen doorgang vindt, en dat ten aanzien van de onderwerpen waarvoor dat niet het geval is, een tweede vergadering wordt uitgeroepen. Bij aanvang van de vergadering dient de voorzitter dus bij het mededelen van het quorum bekend te maken hoeveel stemmen vooraf uitgebracht zijn, en voor welke besluiten alsnog het besluitquorum gehaald is. De voorzitter en het bestuur doen er overigens verstandig aan, de uitslag van de vooraf uitgebrachte stemmen niet te delen met de vergadering, om de beraadslaging en besluitvorming ter vergadering niet te beïnvloeden.

Voor het positieve scenario pleit, dat de wetgever vooraf stemmen kennelijk bedoeld heeft als middel om efficiënt te kunnen vergaderen. Dat effect zou deels teniet worden gedaan, wanneer de quorumeis onverminderd zou blijven gelden. Immers, dan dient nog steeds tenminste de helft van het totaal aantal stemmen in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd te zijn. Bij besluiten met een gekwalificeerde meerderheid is dat zelfs 2/3. Bovendien wordt met de mogelijkheid van vooraf stemmen aan leden die niet naar de vergadering willen of kunnen komen, alsnog de mogelijkheid geboden hun stem uit te brengen. Wanneer die stem niet zou gelden indien het vergaderquorum niet gehaald wordt, kan degene die vooraf stemt er dus niet op vertrouwen dat zijn stem ook daadwerkelijk zal meewegen in de besluitvorming, omdat dat afhankelijk is van het behalen van het quorum. De quorumeis verbindt zo een voorwaarde aan het vooraf uitbrengen van een stem, die niet in de wet voorzien is en, naar mijn overtuiging, ook zo niet bedoeld is. Het vooraf stemmen is bedoeld om besluitvorming te vereenvoudigen nu de leden als gevolg van de Coronacrisis niet in staat zijn fysiek te vergaderen.

Het vooraf uitbrengen van het stemrecht kan bovendien een belangrijke mogelijkheid zijn voor leden, die niet beschikken over toegang tot het internet en ook geen volmacht willen of kunnen geven aan een derde. Dat lijkt een wat achterhaald standpunt, maar uit gegevens van het CBS blijkt, dat in 2018 96,5% van de Nederlanders van 12 jaar en ouder gebruik maakt van internet.[4] Met name oudere doelgroepen, die niet zelden een appartement bewonen, missen soms nog toegang tot het internet. Om deze leden wel in staat te stellen het stemrecht uit te oefenen, nu zij niet naar de vergadering zelf kunnen, zou hun stem niet afhankelijk moeten zijn van de opkomst van de overige leden ter vergadering. Als het negatieve scenario derhalve al navolging zou vinden, dan dient in elk geval vooraf de zekerheid te bestaan, dat een vooraf uitgebrachte stem ook geldt voor een tweede vergadering en dus niet verloren kan gaan vanwege het niet halen van het quorum.

Nietigheid

Het gevolg van het niet halen van het quorum is nietigheid van de genomen besluiten. De rechtsonzekerheid die de Spoedwet beoogde weg te nemen, wordt bij het hanteren van het besluitquorum verlegd van digitaal vergaderen, naar het stemmen tijdens een vergadering met enkel een besluitquorum. Dat lijkt mij onwenselijk. Vanwege de verstrekkende gevolgen die nietigheid met zich kan brengen én vanwege de praktische overweging, dat als toch een tweede vergadering op andere agendapunten noodzakelijk is, de besluiten met vooraf uitgebrachte stemmen ook dan in stemming kunnen worden gebracht, lijkt het raadzaam dat het bestuur in dat geval daarvoor opteert, mist de vooraf uitgebrachte stemmen dan ook geldig zijn.